Yöneticilerin hepsi zamana karşı yarışıyor ve hepsinin dilinde aynı nakarat: ‘VAKTİM YETMİYOR!’ Zamanın kontrolünü kaçırmamak, önceliklere hakim olmak ve daha dengeli bir düzene girmek mümkün oysa. Yazar Pierre Longin ‘Zamanı ehlileştirin. Daha iyi yaşamak için daha iyi çalışın’ adlı kitabında bu konuyu işliyor.
İşte Uzmanın 12 Temel Önerisi:
1. İletişimi tam koparın Akşam, hafta sonu ve tatilde şirketinizle iletişiminizi koparın. Şirketiniz sizi sadece ‘acil ve önemli’ durumlarda arasın. Genellikle yöneticiler ‘şirketim beni sık sık ararsa, bu ne kadar önemli olduğumu gösterir’ diye düşünür. Ama bu yanlış inanç, yöneticinin bedenen ve kafaca ‘adam gibi’ dinlenmesini ve işine dinç başlamasını engeller.
2. Eve 3 gün erken dönün Kendinizi zorlayın va haftanın en az 2-3 günü eve ‘mantıklı bir saatte’ dönün. Kendinizi bağlamak için eşinize ve çocuklarınıza böyle bir söz verin. Mühim olan sözünüzü tutmak. 3 gün dediyseniz, 3 gün eve erken dönün. Bunların hangi günler olacağınıza da, haftalık iş programınıza göre karar verin.
3. Yasak zaman belirleyin İşinize konsantre olmak için ‘rahatsız edilmek istemediğiniz’ zaman dilimleri belirleyin. Çalışanlarınıza niye böyle bir karar verdiğinizi açıklayın tabii ki. Bu sürelerde, varsa, çalışma odanızın kapısını kapatın.
4. Hayır demeyi öğrenin Burası çok önemli. ‘Hayır!’ demeyi öğrenin. Görevinizin gerektirdiği önemli işlere yoğunlaşın ve bunların dışında iş yükü kabul etmeyin. Gerisini delege etmeyi öğrenin.
5. Yardım istemeyi bilin Konuya yüzde yüz hakim değilseniz, yardım istemekten kaçınmayın. Bu otoritenizi sarsmaz, aksine sizin sorumlu bir yönetici olduğunuzu gösterir. 6. Öncelik listesi yapın Her gün, ertesi gün yapacağınız veya yapmanız istenen işlerin bir listesini yapın ve bunları ‘öncelik sırasına’ koyun. Her birinin karşısına, (1) ne kadar zaman alacağını (2) işi kimin yapacağını yazın: Kendim yapacağım, delege edeceğim, erteleyeceğim, reddedeceğim.
7. Boş zamanlar bırakın Ajandanızda mutlaka ‘boşluklar’ bırakın. Beklenmedik işleri bu boş zamanlara yerleştirir, düzenli ve planlı işlerinizi aksatmaz, sıkıştırmazsınız. Eğer beklenmedik bir iş çıkmazsa, bu boşlukları sarkan, yetişmeyen işleri bitirmek için (hatta nefes almak için) kullanabilirsiniz.
8. E-postaları sınırlayın Çalışma arkadaşlarınızı uyarın, size ‘mutlaka göndermeleri gerekenler’ dışında e-posta göndermesinler. Hangi bilgilerin sizinle paylaşılmasını istediğinizi onlara önceden bildirin. Böylece lüzumsuz e-postalarla zaman kaybetmezsiniz ve dikkatiniz dağılmaz.
9. Önceden süre belirleyin Sizi telefonla arayanları veya randevusuz kapınıza dayananları geri çeviremiyorsanız ‘şu kadar vaktim var’ diye önceden sınırlayın. Bu süre bittiğinde de, mutlaka, görüşmeye son verin. Böylece siz lüzumsuz zaman harcamamış olursunuz, karşınızdaki de lafı uzatmadan süratle konuya gelmeyi öğrenir. Konu kapanmadı ise, çalışanınıza ileri bir tarihe bir randevu verebilirsiniz.
10. Telefonlarınız elensin Sekreteriniz mutlaka size gelen telefonları elesin. Ona önceden bilgi verin: Kimin telefonu tereddütsüz bağlanacak, hangi saatler arasında kesinlikle telefon bağlanmayacak, hangi konular kime yönlendirilecek… vs. (Zaten iyi bir asistanla çalışırsanız, o gereğini yapacaktır.)
11. Ne istediklerini yazın Birkaç gün boyunca, çalışanlarınızın sizi niye aradığını, sizden ne istediğini bir kenara not edin. Tavrınızı buna göre belirleyin. Belki de baştan daha net talimatlar vermeniz, idari veya teknik dokümantasyonu yeniden düzenlemeniz, düzenli toplantılar organize etmeniz vs gerekecek. Özetle işinizi yapış ve işbirliği şeklinizi yeniden gözden geçirmeniz gerekecek.
12. Ve bir hafta yalnız kalın Ve her yıl, bir haftayı sadece kendinize ayırın. Bir haftalığına yanınızda kimse olmadan sessiz bir yere gidin, bedenen ve ruhen dinlenin, önceliklerinizi ve hayat felsefenizi gözden geçirin.
